什么是协同办公？企业使用协同办公系统有什么好处？

新冠疫情期间对在家办公的倡导，使协同办公一词进入越来越多人的视线，不少平时只用作考勤审批的软件终于发挥出了它应有的作用。那么协同办公到底是什么?企业使用协同办公系统又有什么好处呢?

一、协同办公的含义

协同办公就是指企业内部人员通过网络和某款软件进行工作上的信息共享、沟通和协作，它不像传统办公方式那样需要面对面的进行交流或传递纸质文件进行修改审批，所有的工作流程都能通过软件直接流转。

不少用户可能没有使用过专业的协同办公系统(OA)，但一定使用过置入了协同办公功能的文档编辑软件，比如近年来很火的石墨文档。在团队空间中添加协作者后，里面的成员都能对文档进行编辑，不用下载保存和二次传输，还支持移动端操作，对于团队间处理文件十分的方便快捷。当然，这只是对协同办公最简单的运用，真正的协同办公系统功能更加的完善复杂，但都是以降低成本和提高工作效率为目的。

二、协同办公系统的好处

1、规范优化工作流程

管理者根据企业的组织架构等确定出各项工作的流程规则并通过系统进行设置，员工不用考虑流转规则，只需在后台做相应的提交，流程就会自己运转。此外协同办公系统还能对各个部门的运行效率进行分析，方便用户及时发现和优化办公中存在的问题。

2、办公信息化

企业能通过协同办公系统建立内部的各种通讯和信息传递系统，提升了员工间的沟通效率，加快了信息在企业内部的传递速度。同时员工能根据权限分配对各类文档进行共享、编辑、保存等操作，实现文档的电子化，大大减少了纸张的使用量。

3、打破了地域限制

在协同办公系统被广泛使用之前，企业为了解决员工间的沟通交流、文件传递等问题，大多采取在办公室中集中办公的形式。协同办公系统的出现打破了地域的限制，不管员工身在何方只要有网络和设备就能办公。

4、增强了领导的监控和决策能力

协同办公系统中记录了员工的工作内容和完成情况，使得领导能更加方便快速的对各部门、各员工的工作进度进行管控。系统还能生成各种数据报表，领导在数据的启动下能做出更加科学合理的决策。