众所周知，供应商是企业必不可少的合作伙伴，企业需要它提供企业运转所需的各种资源，包括原材料、设备、能源、劳务等。这些提供的资源决定了企业的生产质量，所以合作对象的选择就变得尤为重要。今天我们就一起来了解一下潜在供应商档案，这是帮助企业优化管理的重要手段。
什么是潜在供应商
它是指有能力向目标公司提供符合其要求的货物、工程和服务的法人或组织。换句话说，也就是面对采购人提出的采购需求，能满足的供应商家就属于潜在供应商。采购人会公开发布自己的采购需求信息，让尽可能多的商家了解，前来参与竞标。
潜在供应商档案管理
根据企业的采购需要，企业需要对合作对象不断更新。所以需要对潜在供应商的档案进行管理，为之后可能的合作做准备。具体来看，对档案的管理主要是以下几个方面：
1、按公司需求判断重要程度
档案的管理不可能对所有已有的商家都进行细致的整理，所以首先第一步采购员要确定公司的具体要求，再结合现有供应商的表现、自己企业的内部需求和采购策略的要求进行初步的评估。如果档案里已经体现出不符合公司要求、不能提供更好的资源和帮助控制成本，那就没有必要进行资料的进一步收集工作了。反之，如果档案比正式合作的供应商更加优秀，很有竞争力，那就有必要建立起更完善的档案。
2、全面收集信息
档案是对供应商能力的重要反映，所以要进行全面的收集，保证公司做出正确的决策。收集信息的渠道很多，可以通过互联网搜集，也可以走访行业协会、政府主管部门或经济统计部门。通过参加相关行业组织的会议、订阅杂志与采购同行交流等都可以收集到相关的信息。
对信息的收集主要包括企业性质、注册资金、质量保证体系建立情况、员工人数、新产品开发能力、质量标准执行情况、交货周期及交付方式、知识产权状况、主要生产或检测设备、主要客户、承诺与信誉等，可以通过调研了解供应商的供应量、持续供应能力、管理制度、发展趋势等。
3、对档案进行分类
根据收集的信息可以将档案进行分类，有合作潜力的可以单独建立一个类别在需要时可以进行重点评估和选用。
潜在供应商档案评估
建立档案并加以管理，都是为了更好的选出优质的供应商，采购的质量会直接影响了企业的生产水平，也就影响了企业的市场竞争力。所以我们需要对档案内容进行评估，评估主要是看能不能满足以下具体的要求。
1、满足对制造零件重要特性的要求
2、有相似经验和对行业熟悉
3、项目规划和参与过程开发的可能性
成功的项目开发，供应商的参与具有决定性的意义。
4、质量和技术?
为了确保企业的竞争能力，对产品质量需要进行不断地改进，所以适合作为的供应商需要有相应的实力和创新能力。
5、原材料/外购件的仓储和物流?
为确保供货的可靠和可追溯性，就要考察其保证运输的能力。
6、应急服务?
为了保证发货质量，要对其问题处理和采取纠正措施方面进行评估。
7、各道工序生产?
如果某一道工序有不足之处，就会出现问题，所以要对整个环节的合理性进行评估。
以上这就是对潜在供应商档案的相关介绍，如果想要对供应链管理的相关知识做更多的了解，欢迎查看我们其他的文章。