外贸企业如何通过ERP系统进行财务监督？

对财务工作和资金流向进行有效的监督是外贸企业实现成本控制的重要手段，而ERP系统的使用能提升监控效果。下面朗速科技就详细为大家介绍一下外贸企业是如何通过ERP系统来进行财务监督的，希望能对大家使用外贸ERP系统进行财务管理有所帮助。

一、外贸ERP建立财务监督的流程

1、建立全面预算管理体系

在外贸ERP系统中，预算管理是企业资源配置的体现，是企业行为过程管理的主线，是过程监督的主要依据。构建企业全面预算管理体系应该把整个企业作为目标，对企业资金流的全面剖析。对企业资金来源、使用方向等进行合理的分解与归并。根据外贸企业的实际情况，建立企业资金管理的WBS，实行规范化管理，使企业的全面预算管理真正发挥控制和监督的作用。把预算的合理性、准确性作为重点，能够预先控制企业的经营行为，减少公司运营风险。

2、财务工作的过程重组与再造

ERP系统的实施，使财务信息的来源向业务领域延伸，减少了财务人员直接处理凭征的业务量。同时确保会计信息的及时性、完整性，减少误操作给会计信息带来的不良影响，也成为财务会计人员的一项新工作。财务人员应及时调整工作重点，再造传统工作模式，明确新的工程流程和服务控制点，规范资金和物资需求申报。充分利用外贸ERP系统提供的信息，对业务流程各阶段上传的信息进行处理和分析，及时控制和反映业务流程中的物流和资金流。

3、规范企业信息来源

ERP系统能否发挥其效率的关键在于数据管理，财务作为ERP系统的核心环节，对数据的要求更加严格。在传统管理中，财务数据的处理是财务部门的责任，而外贸ERP系统中数据的全过程可能会对财务数据的处理产生影响。为保证财务数据的正确性和有效性，必须对数据生成的关键环节进行监控：运用预算管理方法对企业的资金流动进行合理的分类，运用财务凭证对数据的正确性进行核查，规范物资的采购和领用，运用财务报表反映企业的经营效益和运行状况，从而实现对外贸企业管理全过程的监控。

4、建立动态绩效监控系统

ERP的应用，为外贸企业提供了丰富的管理信息，如何充分利用这些信息，在企业管理和决策过程中发挥真正的作用，是衡量ERP系统应用成功与否的标志。当ERP系统全面投入实际运行后，外贸企业应根据管理需求，利用BRP系统提供的信息资源，设计一套报表系统，对管理业绩的变化进行动态监控，以及时反馈和纠正管理中存在的问题。这项工作，一般是在ERP系统实施完成后由企业设计完成。利用外贸ERP系统提供的信息资源建立自己的绩效监控系统，不仅可以为企业管理和决策提供数据支持，还可以监督和提高ERP系统的规范化运行。

二、使用外贸ERP进行财务监督的技巧

1、帐外赊购库存实时记录

ERP软件是账实相符集成且实时的一个系统，如果收货时间与收到发票时间不一致，ERP系统将采用收货和核对发票记账的方法。

(1)、如果货物没有到达并且迟于发票，发票将根据发票金额记录在“商品采购”账户中。收货时检查账目，并根据发票金额更新“库存”值。通过ERP系统，实现对“帐外赊购”变成“赊购”，会计可实现实时监督。

(2)、收到货物时，如票未到，则直接按定购单价格入存货物价值。当收到发票时，在更新库存价值。

(3)、在管理中设立财务人员与采购部门的记录进行对账，以确保所有采购帐目均已入账。

2、信息系统高度集成

由于ERP系统中的会计系统负责接收和处理业务数据和信息之间的传输，因此必然会带来一个具有很强相互监督能力的系统。在采购和支付系统中，强调两个集成。一是库存管理和支付管理的财务集成，采用自动监控;第二是会计系统内部的整合，采用自动检查。

3、关键控制岗位的独立性

外贸企业必须采取职责分工明确，保证关键控制岗位的独立性。我们以付款环节为例，其独立性是非常重要的。由于付款流程涉及企业的资金对外支付，对付款安全系数的要求较高，可以从三个方面来控制其安全性。

(1)、对付款清单的审核批准。采购部人员与供应商核对购货订单后，负责应付账款的会计会进行付款签收，同时必须核对验收单和金额复核两个环节保证没有漏洞。

(2)、支付凭证控制。在外贸企业中，支票等付款凭证由会计管理，付款凭证填写或打印后，经主管批准盖章后方可付款。

(3)、在采购和支付周期中增加风险控制点，即维护供应商记录的权限与输入供应商发票的权限相分离，避免了向虚增的供应商自动支付的发生，防止了外贸企业内部的欺诈行为。

4、建立外贸企业的访问安全制度

外贸企业的财务监督应主要考虑防止未经授权修改会计制度或会计记录，或修改向会计制度提供数据的制度。外贸企业必须提高相关人员的安全意识，不能乱用他人的密码和密码进入ERP系统。另外，更换操作人员时，企业管理层一定要及时更改密码。其中，任何离开工作场所的操作员都必须退出或锁定正在运行的程序，以防止他人窃取信息。