如何利用ERP系统加强对采购的管理？

传统的采购管理模式由于数据采集、员工执行力度等的局限性，无法达到低成本、高质量的企业采购目标。企业实施ERP系统后该如何利用其加强对采购的管理，从而实现既定目标呢?

一、传统采购管理常见问题

1、在物料采购中经常存在着凭经验和事后分析进行物资采购和管理的现象，严重制约着生产成本的降低和物资管理水平的提高。

2、业务信息共享性差，办公自动化程度低，采购业务信息难以保存和共享，供应商信息和产品信息由部分经办人员控制，业务可追溯性差，历史采购记录难以查询，数据分析和采购价格比较薄弱，采购问题难以追溯。

3、许多企业主要根据供应商的供应质量记录和供应商质量管理体系的状况来评价供应商。但由于供应商数量多，评估操作难度大，很多评估流于形式。

4、不少企业对供应商绩效和采购活动都有相应的规定，但对采购部门和相关采购人员的考核普遍缺乏正式的目标和考核标准，导致制度不具约束力，缺乏可执行性。

二、利用ERP系统加强采购管理的方法

1、采购流程精细化管理

现代采购管理已经从职能管理转向流程管理，从采购管理转向供应管理，从企业间交易管理转向关系管理，ERP采购管理流程的自动化和采购业务的重组提高了企业的采购效率。

在ERP系统中每种物质都有一个产品编号代码，包括产品名称、规格、单位、仓库管理、会计分类、仓库采购人员的检验方法等信息，实现物料管理精细化、标准化、规范化。每个产品号都是唯一的，就像公民身份证一样。产品编号伴随着从请购单到采购单入库单的整个采购过程，交易信息永远存在于ERP系统中。您可以根据产品编号查询每个时间段的交易信息，如价格、数量、供应商等。

2、保存记录，便于追溯

业务可追溯性强，ERP系统可以随时查询与任何供应商的采购业务，可以了解业务的状态，包括收到的库存数量、采购退货数量、发票数量等。规范化管理，所有文件录入系统，随时查询功能可以随时查询与供应商的采购业务、业务处理、网上交易记录，减少人为因素，完善控制体系，事前控制，事中监督，事后分析，流程有序，审批控制监管得当。

3、与供应商建立长期合作共赢关系

通过ERP系统建立供应商准入制度，包括提供各种有效资质、营业执照、组织机构代码、生产经营许可证等。生成的原始数据，如收益、交货周期、采购价格等作为评价供应商的依据，容易总结规则，制定相应的策略。对供应商进行数字化管理，可以根据供应商编码在ERP系统中查询历史采购情况、欠款情况、退货发货价格等信息，这些数据可以作为判断供应商的依据。